Raport na temat stanu funkcjonowania USC w Polsce

Data: 19-09-2016

Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych opublikowało raport prezentujący wyniki półrocznej pracy, badań i konsultacji na temat stanu funkcjonowania urzędów stanu cywilnego w Polsce.

 

Zrealizowane badanie wynikało z potrzeby zebrania aktualnej wiedzy o stanie funkcjonowania urzędów stanu cywilnego w Polsce. Dotychczas bowiem urzędy stanu cywilnego nie były poddane tak wnikliwym badaniom o tak rozległym zakresie. Instytucje te realizują zadania zlecone z zakresu administracji rządowej, które mają istotne znaczenie dla obywateli oraz administracji państwowej (generują i przetwarzają podstawowe dane o wszystkich obywatelach). W tym względzie niezwykle ważne jest zapewnienie należytej sprawności ich działania. Z racji ulokowania urzędów stanu cywilnego w strukturach administracji samorządowej, główny ciężar odpowiedzialności z tym związanej spoczywa na gminach.

 

Z dniem 1 marca 2015 roku zaczęły obowiązywać przepisy nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, które to gruntownie zmieniły sposób funkcjonowania urzędów stanu cywilnego w Polsce. Najważniejsze zmiany objęły między innymi odformalizowanie sposobu prowadzenia spraw związanych z: rejestracją stanu cywilnego, przejściem na informatyczny sposób rejestracji stanu cywilnego, utworzeniem centralnej bazy aktów stanu cywilnego, odmiejscowieniem załatwiania spraw, delegowaniem nowych zadań na USC.

 

Wymienione zmiany spowodowały konieczność ponownego zdefiniowania kryteriów określających warunki organizacyjne, kadrowe i finansowe urzędów stanu cywilnego. Tak znaczące zmiany spowodowały także bardziej wyraziste uwidocznienie kwestii, które dotyczyły realizowanych przez gminy zadań zleconych.

 

Badanie zostało zrealizowane przez Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych. Zespół badawczy składał się z przedstawicieli: Zrzeszenia Gmin Lubelszczyzny, Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Wielkopolskich, Śląskiego Związku Gmin i Powiatów, Związku Gmin Pomorskich, Zrzeszenia Gmin Województwa Lubuskiego oraz Kierowników Urzędów Stanu Cywilnego z Lubartowa, Lubonia, Sierakowic, Wodzisławia Śląskiego i Nowej Soli. Partnerem badania było Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (Departament Spraw Obywatelskich).

 

Raport prezentuje wyniki, których lektura umożliwi szersze poznanie aktualnych warunków funkcjonowania urzędów stanu cywilnego oraz dotykających te instytucje problemów. Autorzy raportu liczą, że prezentowane wyniki spowodują otwarcie rzeczowego dialogu i wymianę myśli w zakresie realizacji i sposobu finansowania zadań zleconych. OPOS chce, aby przedstawione dane zostały wykorzystane do tworzenia dalszych zmian, zarówno prawnych, jak i systemowych w celu jeszcze bardziej efektywnego działania administracji publicznej.

 

Badaniem zostało objętych 750 urzędów stanu cywilnego, co daje 33% populacji ogólnopolskiej. Podział próby biorącej udział w badaniu (59% usc z gmin wiejskich, 26% usc z gmin miejsko-wiejskich, 15% usc z gmin miejskich) odpowiada strukturze populacji w układzie ogólnopolskim.

 

WNIOSKI:

Uzyskane w niniejszym badaniu wyniki potwierdzają przyjęte hipotezy badawcze. Mając na uwadze trzy eksplorowane wymiary funkcjonowania usc (organizacyjny, kadrowy i finansowy) przyjąć należy, że mimo zrealizowanych dotychczas inwestycji nadal występuje, konieczność dalszego wsparcia finansowego gmin w zakresie doposażenia usc oraz poprawy warunków pracy, jak i obsługi klientów. Wymagane jest ponadto przeprowadzenie zmian legislacyjnych, które umożliwią kształtowanie struktur organizacyjnych usc w sposób oddolny, adekwatny do rzeczywistych warunków i wymagań.

 

W odniesieniu do wymiaru finansowego niezbędna jest ponowna weryfikacja przyjętych odgórnie założeń ustalania dotacji celowej na zadania zlecone. W szczególności wymagane jest zapewnienie czynnego udziału strony samorządowej w systemie ustalania dotacji celowych, uwzględnienia wszystkich czynności, które generują koszty, oraz kontrola realizacji sposobu dystrybucji środków finansowych do gmin. Istotne jest także zwiększenie zaangażowania wojewodów w finansowanie inwestycji realizowanych w usc. Zalecane jest także podjęcie prac nad systemową zmianą umożliwiającą ogólne obniżenie kosztów funkcjonowania usc.

 

W perspektywie ogólnej zaistniałe zmiany w sposobie funkcjonowania usc oceniane są pozytywnie. Największym atutem są znaczące udogodnienia dla obywateli. W związku z powyższym, zasadnym jest, aby w niedalekiej perspektywie czasowej podjęte zostały działania mające na celu wdrażanie kolejnych rozwiązań, które wyeliminują słabe strony funkcjonowania urzędów stanu cywilnego oraz spowodują dalszą poprawę jakości świadczonych usług przy jednoczesnym obniżeniu kosztów. Mając na uwadze, że niniejsze badanie zostało zrealizowane w okresie początkowego kształtowania się nowych zasad rejestracji stanu cywilnego, zasadne jest powtórzenie badania w przyszłości celem zmierzenia kierunku i sposobu rozwoju tego obszaru funkcjonowania administracji publicznej.

 

Pobierz raport:

Raport na temat stanu funkcjonowania USC w Polsce